경리아웃소싱, 직원 채용과 비교할 때 따져볼 기준

“경리 직원을 한 명 뽑아야 할까요, 외부에 맡겨도 될까요?”

매출이 늘면서 거래 내역과 급여, 각종 증빙을 직접 챙기기 어려워지면 대표님들이 고민하게 되는 문제입니다.

직원을 채용하자니 매달 고정비가 부담스럽고, 외부에 맡기자니 회사 사정을 충분히 파악해 처리할 수 있을지 걱정되실 텐데요.

이때 월 급여와 이용료만 비교하면 판단이 어려워집니다. 경리아웃소싱과 직원 채용은 담당할 수 있는 업무와 비용이 발생하는 구조가 다르기 때문입니다.

먼저 우리 회사에 어떤 일이 얼마나 발생하는지 확인해야, 필요한 업무를 빠뜨리지 않으면서 비용도 비교할 수 있습니다.

오늘은 업무 범위와 실제 비용, 자료 관리 방식을 기준으로 회사에 맞는 선택 방법을 살펴보겠습니다.

핵심 요약

경리아웃소싱은 반복적인 경리 업무를 외부에 맡기는 방식입니다.
증빙 정리와 전표 입력, 급여 계산 등을 위탁할 수 있지만, 구체적인 범위는 계약에 따라 달라집니다. 현금 관리나 거래처 대면 응대처럼 현장에서 처리할 일은 별도 담당자가 필요합니다.

비용은 월 이용료와 급여가 아닌 연간 총부담으로 비교해야 합니다.
직원 채용에는 급여 외에 회사 부담 보험료와 퇴직급여, 채용·교육 비용이 발생합니다. 외부 위탁 역시 추가 업무 비용과 세무신고 수수료의 포함 여부를 확인해야 합니다.

회사에 맞는 선택은 업무량과 자료 전달 방식에 따라 달라집니다.
현장 대응이 얼마나 필요한지, 증빙을 정해진 일정에 전달할 수 있는지 살펴야 합니다. 내부 인력과 외부 서비스를 함께 활용하는 방법도 있습니다.

목차

· 1. 경리아웃소싱과 직원 채용, 맡길 수 있는 업무는 어떻게 다를까?

· 2. 월 이용료와 급여만 비교하면 놓치는 실제 비용

· 3. 우리 회사에 맞는 선택, 업무량과 자료 관리 방식부터 확인하세요

1. 경리아웃소싱과 직원 채용, 맡길 수 있는 업무는 어떻게 다를까?

먼저 대표님이 직접 처리하고 있는 일을 떠올려 보시기 바랍니다.

영수증을 정리하고 급여를 계산하는 일인지, 거래처 전화를 받고 입출금을 확인하는 일인지에 따라 필요한 인력이 달라집니다.

외부에 맡기기 적합한 업무는 자료와 처리 기준을 공유할 수 있는 일입니다. 증빙 정리, 전표 입력, 급여대장 작성, 거래처별 미수금·미지급금 정리 등이 여기에 해당하죠.

다만 ‘경리 업무를 맡긴다’는 말만으로 모든 업무가 포함되는 것은 아닙니다.

세금계산서 발행 지원이나 각종 신고 업무까지 담당하는지는 서비스별로 확인해야 합니다.

예를 들어 급여 계산을 외부에 맡기더라도 직원의 출근일이나 연장근로 내역은 회사에서 확인해 전달해야 합니다.

거래처에 지급할 금액을 정리받는 것과 실제 지급을 승인하는 일도 구분해야 하고요.

세무기장과의 차이도 살펴볼 필요가 있습니다.

세무기장은 세금 신고에 필요한 장부 작성과 세무 처리를 중심으로 하고, 경리 업무는 일상적인 증빙 관리와 급여·정산 자료 처리까지 포함할 수 있습니다.

세무법인에 위탁하면 경리 자료를 장부와 신고에 연결해 관리할 수 있지만, 세무기장료와 신고 수수료가 견적에 포함되는지는 별도로 확인해야 합니다.

직원을 채용하는 경우에도 내부 업무와 세무대리인의 업무를 나눠 총비용을 계산하는 편이 정확합니다.

2. 월 이용료와 급여만 비교하면 놓치는 실제 비용

업무 범위를 정했다면 같은 업무를 처리하는 데 드는 비용을 비교할 차례입니다.

직원은 여러 사무 업무를 함께 맡을 수 있고, 외부 서비스는 계약한 업무를 중심으로 처리합니다.

담당 범위가 다른 상태에서 금액만 비교하면 어느 쪽이 유리한지 판단하기 어렵죠.

직원 채용 비용은 급여에 부대 비용을 더하고, 외부 위탁 비용은 기본료에 추가 업무 비용을 더해 비교해야 합니다.

가령 월 급여가 280만 원이라면 연간 급여만 3,360만 원입니다.

여기에 회사가 부담하는 보험료와 퇴직급여 부담, 채용과 교육에 드는 비용이 추가됩니다.

퇴직금 제도를 적용하는 경우에는 계속근로기간 1년 이상, 4주 평균 주 소정근로시간 15시간 이상 등의 요건을 충족하면 계속근로기간 1년에 대해 30일분 이상의 평균임금을 기준으로 산정합니다.

따라서 퇴직급여를 단순히 월 급여와 같은 금액으로 확정해서는 안 됩니다.

경리아웃소싱 견적도 월 이용료만 확인해서는 부족합니다.

거래 건수나 급여 대상 인원이 늘면 비용이 달라지는지, 과거 자료 정리와 연말정산 등은 별도인지 살펴야 합니다.

대표님이나 기존 직원이 자료를 모으는 데 쓰는 시간도 비교 대상입니다.

이용료가 낮더라도 자료 전달 과정이 복잡해 내부 업무가 늘어난다면, 기대했던 만큼 부담이 줄지 않을 수 있습니다.

견적을 받을 때는 현재 거래량과 직원 수를 기준으로 1년 동안 예상되는 비용을 요청하고, 포함 업무와 별도 청구 항목을 함께 확인하시기 바랍니다.

3. 우리 회사에 맞는 경리아웃소싱, 업무량과 자료 관리 방식부터 확인하세요

경리아웃소싱으로 발생하는 비용 차이를 확인했다면 실제 운영에 적용할 수 있는지 살펴봐야 합니다.

이때는 거래 건수뿐 아니라 업무가 발생하는 빈도와 처리 시점도 중요합니다.

한 달 동안 모인 증빙을 정해진 일정에 정리하면 되는 회사와, 매일 입출금을 확인하고 거래처 정산에 즉시 대응해야 하는 회사는 필요한 관리 방식이 다릅니다.

현장 대응은 많지 않지만 자료 정리와 급여 처리 부담이 크다면 외부 위탁을 검토할 수 있습니다.

반대로 현금 관리나 대면 응대가 계속 발생한다면 내부 담당자를 두는 편이 운영에 맞을 수 있죠.

다음은 자료 전달 방식입니다.

사업용 계좌와 카드를 구분하고 전자 증빙을 활용하면 자료를 정리하기 수월합니다. 다만 조회되는 내역만으로 모든 거래의 성격까지 알 수 있는 것은 아닙니다.

개인카드로 결제한 사업 비용, 취소·환불 내역, 거래처와 별도로 합의한 정산 조건 등은 회사에서 설명해 주어야 정확히 처리할 수 있습니다.

계약 전에는 다음 사항을 정해 두시는 것이 좋습니다.

• 증빙과 근태 자료를 누가, 언제까지 전달할지
• 지급 승인과 거래 내용 확인은 누가 담당할지
• 월별 장부·손익 자료를 어떤 주기로 공유받을지
• 자료 접근 권한과 계약 종료 시 인계 방식을 어떻게 정할지

내부 인력과 외부 서비스를 함께 활용할 수도 있습니다.

기존 직원이 증빙 수집과 현장 대응을 맡고, 외부에서 장부 정리와 급여 계산을 담당하는 방식입니다.

이 경우에는 서로 같은 일을 중복 처리하거나, 상대방이 할 것으로 생각해 누락하는 일이 없도록 담당 범위를 문서로 정리해야 합니다.

경리아웃소싱의 효율은 업무를 맡기는 데서 끝나지 않고, 회사와 외부 담당자가 자료를 주고받는 방식까지 갖춰졌을 때 높아집니다.

자주 묻는 질문

Q. 외부에 맡기면 회사의 장부나 손익 자료를 직접 확인하기 어렵지 않나요?

공유받을 자료와 주기를 계약 단계에서 정하면 됩니다.

월별 장부나 손익 자료를 제공하는지, 특정 거래에 대해 문의할 담당자가 있는지 확인하세요. 자료를 받더라도 아직 반영되지 않은 비용 등이 있는지 함께 살펴야 회사 상황을 정확히 파악할 수 있습니다.

Q. 이미 경리 직원이 있는데 일부 업무만 맡길 수 있나요?

서비스에 따라 일부 업무만 위탁할 수 있습니다.

내부 직원은 증빙 수집과 일상 정산을 맡고, 외부에서는 급여 계산이나 장부 정리를 담당하는 식입니다. 기존 세무대리인이 있다면 세 곳 사이에서 자료를 전달하는 순서와 책임 범위도 정해야 합니다.

Q. 경리 직원이 퇴사하면 바로 외부 위탁으로 전환할 수 있나요?

전환 전에 인수인계할 자료를 확인해야 합니다.

기존 장부와 미처리 증빙, 미수금·미지급금 내역, 급여 및 신고 진행 상황을 정리해 전달해야 업무가 이어집니다. 가능하다면 퇴사 전에 외부 담당자가 자료를 검토할 시간을 확보하는 편이 좋습니다.

비용을 비교하기 전에, 맡길 업무부터 정리해 보세요

경리아웃소싱과 직원 채용 사이에서 고민하고 계시다면, 현재 회사에서 처리하는 업무를 먼저 적어보시기 바랍니다.

그중 현장에서 바로 대응해야 하는 일과 자료를 전달해 처리할 수 있는 일을 나누면 필요한 운영 방식이 한결 분명해집니다.

그다음 같은 업무 범위를 기준으로 연간 비용을 비교해야 합니다.

급여 외 부담과 외부 서비스의 추가 요금, 별도 세무대리 비용까지 확인해야 실제로 얼마나 차이가 나는지 알 수 있습니다.

대표님이 직접 처리할 일이 얼마나 줄어드는지, 필요한 자료를 제때 확인할 수 있는지도 함께 보셔야 합니다.

비용이 줄더라도 정산 내역을 파악하기 어렵거나 증빙 전달에 더 많은 시간이 든다면 운영 방식을 다시 조정할 필요가 있습니다.

세무법인 테헤란과 상담하실 때는 월 거래량과 직원 수, 현재 맡기고 있는 세무 업무, 내부에서 처리하기 어려운 일을 함께 알려주시기 바랍니다.

이를 바탕으로 위탁할 업무와 회사에 남겨둘 업무를 구분하고, 기장·신고까지 연결되는 관리 범위를 검토해 드리겠습니다.

직원 채용에 앞서 우리 회사에 필요한 경리 업무부터 점검하고 싶으시다면, 대표번호 1668-1868로 문의해 주세요.

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